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Basismodul  Mitgliederverwaltung Basismodul

  
       
 

Das Basismodul bietet die Grundfunktionalitäten für die Verwaltung der Mitglieder Ihres Vereins. Dies beginnt bei der Verwaltung der Eckdaten der Mitglieder (Name, Adresse, Geburtsdatum, ...), geht über das ausgereifte Rollen- und Rechtekonzept und endet bei den Zusatzfeatures wie Watchlist oder History. Das Basismodul bietet Ihnen die Funktionalitäten, die sie für die Verwaltung der Mitgliedsdaten Ihres Verein benötigen. Sie haben damit die Daten Ihrer Mitglieder auf einer modernen Plattform in einer zentralen Datenbank gespeichert und können von überall und jederzeit auf diese zugreifen.

 

  Features im Detail

Nachfolgend sind die Features im Detail beschrieben.

      Login: Jedes Mitglied, jeder Funktionär wird durch Username und Passwort identifiziert. Sie können JEDEM Mitglied das Sie über die Mitgliedsverwaltung erfassen, einen eigenen Zugang (Username und Passwort) zur Mitgliedsverwaltung geben.

      Registrierung: Interessenten oder Freunde des Vereins können sich selbstständig registrieren (Sie, bzw. eine berechtigte Person, werden per E-Mail verständigt) - Ihnen bleibt nur mehr der Schritt der Freigabe (Überprüfung der Daten).

      Verwaltung der Mitgliedsdaten - dazu gehören: Name, Adresse, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Austrittsdatum, die Funktion (Vereinsfunktion), Hobbies, Sprachkenntnisse, Auszeichnungen, sowie die Bankverbindung um nur einige zu nennen. Mit den entsprechenden Rechten können natürlich auch neue Mitglieder angelegt oder gelöscht werden.

      Rollen und Rechte: Ein nahezu einmaliges Feature unter den Verwaltungsprogrammen für Vereine ist das Rollen- und Rechtekonzept der 3Soft MV. Für JEDES Mitglied kann jede erdenkliche Art von Rechtekombinationen eingestellt werden. Derzeit gibt es ca. 140-150 Rechte die pro Mitglied (auch mit einstellbaren Vererbungsfunktionen über die Organisationen hinweg) eingestellt werden können. Es ist außerdem möglich, einen Mitglied das Recht auf Änderung des z.B. Nachnamens eines bestimmten Mitglieds zu geben, einem anderen wiederum nur ein Leserecht.

      Vereinsdirectory ... gibt eine übersichtliche Gesamtaufstellung aller Daten eines Mitglieds.

      Suche ... bei der Sie über 20 Parameter einstellen können (Wildcards, Organisation, abonnierte Publikationen u.v.a).

      Schnellsuche ... die an mehreren Stellen für das schnelle Auffinden von Mitgliedern, Organisationen oder Sparten sehr hilfreich ist - hier kann nach den wichtigsten Parametern gesucht werden.

      Mitgliedsbilder / Logos: Über die MV können sowohl Bilder der Mitglieder als auch Logos für Organisationen oder Sparten upgeloaded werden. Ein Mitglied kann selbst bestimmen, ob das Mitgliedsbild angezeigt werden soll, oder nicht.

      Statuten: Jede Organisation kann in der Regel wieder ein eigenständiger Verein sein (hierarchische Gliederung). Es ist über die MV möglich, für jede Organisation eigene Statuten upzuloaden (einsehbar vor der Registrierung, welchen man zustimmen muss).

      Datenschutzabfrage: Jedes Mitglied hat die Möglichkeit seine in der Mitgliederverwaltung gehaltenen Daten über die sog. Datenschutzabfrage einzusehen (nach dem Datenschutzgesetz).

      Adressen: In der Mitgliedsverwaltung können beliebig viele Adresstypen (für jedes Mitglied anwendbar) definiert werden (z.B. Wohnadresse, Dienstadresse, Zustelladresse, Auslandsadresse, ...).

      Mitgliedstypen: Die Mitgliedstypen Ihres Vereins (z.B. "ordentliche Mitgliedschaft" oder "Ehrenmitgliedschaft" - je nach Statuten Ihres Vereins - können frei definiert werden. Die Mitgliedsbeiträge können an den Mitgliedstyp gebunden und frei definiert werden.

      Ausweisnummern: In den meisten größeren Vereinen ist es üblich, Mitgliedsausweise mit Ausweisnummern zu führen. In der 3Soft MV werden die Ausweisnummern vollautomatisch vergeben (einstellbar nach Nummernkreis pro Organisation).

      Organisationen: Der Verein selbst kann in weitere Organisationen unterteilt werden, welche in einer Baumhierarchie dargestellt werden. Die Anzahl der Organisationen ist nicht beschränkt. Für jede dieser Organisationen können eine Vielzahl von Daten definiert werden (Name, Organisationstyp, Adresse, Nummernkreis, Kontoverbindung, u.v.a.)

      Organisationstypen: Für die einfachere Verwaltung kann jede Organisation auch einem Organisationstyp zugeordnet werden (Organisationstypen sind frei definierbar). z.B. können Sie (je nach Aufbau Ihres Vereins) "Sektionen", "Subvereine" und/oder "Landesgruppen" verwenden (dieses Beispiel zeigt fiktive Namen, diese sind in der MV frei wählbar).

      E-Mail Informationen: Bestimmte Ereignisse in der MV bedürfen einer Reaktion eines Funktionärs bzw. einer berechtigten Person (z.B. Registrierung eines neuen Mitglieds - was die Freigabe dieses Mitglieds erfordert, oder Wechsel der Organisation eines Mitglieds - was eine reine Information auslöst). Über solche Aktionen werden die entsprechenden Verantwortlichen (welche eigenständig vom System erkannt werden) per E-Mail informiert (die E-Mail Texte sind vollkommen frei vom Funktionär definierbar).

      Duplikate: In vielen Vereinen stellen sog. Duplikate ein Problem dar. Niemand kann den gesamten Überblick über die Organisation im Kopf haben, geschweige denn alle Mitglieder kennen. Dadurch kann es (vor allem wenn mehrere Mitglieder/Funktionäre die Möglichkeit haben, Mitglieder anzulegen) zur doppelten Eingabe von ein und dem selben Mitglied kommen. Der Duplikatencheck verhindert, das ein und dasselbe Mitglied versehentlich doppelt eingetragen/geführt wird.

      Freigabe: Da sich Mitglieder auch selbstständig registrieren können, ist es notwendig diese Mitglieder freizugeben (um möglichen Missbrauch zu vermeiden). Über die Freigabe wird u.a. auch die Ausweisnummer vergeben, bzw. wird der Funktionär über ein eventuell vorhandenes Duplikat informiert.

      History: Die Mitgliedsdaten aller Mitglieder werden in der Datenbank historisiert, d.h. sie haben immer einen Überblick wer/wann/bei wem/welche Änderungen durchgeführt hat.

      Sperren: Mit Hilfe der Sperren ist es möglich, einerseits Ausweisnummern (z.B. wenn jemand seinen Ausweis verloren hat) zu sperren, oder auch ein Mitglied selbst (somit sind bei diesem Mitglied keine Änderungen möglich). Dies gilt bis die Sperre wieder aufgehoben wird.

      Watchlist: In besonderen Fällen kann es vorkommen (vor allem bei sehr großen Vereinen), das bestimmte Mitglieder ausgeschlossen werden. Um eine neuerliche Registrierung dieser ausgeschlossenen Mitglieder zu verhindern, können diese auf die sog. Watchlist gestellt werden.

      Logging: Jede Aktion die in der Mitgliederverwaltung ausgeführt wird, ist in einem Logfile abrufbar. Dabei werden Zeitstempel, Benutzer und Aktion protokolliert - somit ist es den Funktionären bzw. den berechtigten Personen möglich, jede ausgeführte Aktion nachzulesen (wer hat wann was gemacht).

  Feature    optional (einstellbar)


         
 
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